Estamos sempre tomando decisões sobre a forma de usar nosso tempo. Estamos, também, sempre nos deparando com as consequências dessas decisões. Muitas vezes não gostamos delas, em virtude da lacuna entre a maneira como usamos nosso tempo e o que acreditamos ser realmente importante em nossas vidas. Nossa dificuldade para colocar as prioridades em primeiro lugar pode ser caracterizada pelo contraste entre dois instrumentos poderosos que nos dirigem: O RELÓGIO, que representa os compromissos, as reunioes, os horarios, as metas e as atividades (como GERENCIAMOS nosso tempo) e a BÚSSOLA, que representa nossa visão valores, princípios, missao, consciência e direção (como CONDUZIMOS nossa vida em direção ao que é importante). Algumas pessoas estão tão acostumadas com a adrenalina que circula pelas veias enquanto debelam as crises, que se tornam dependentes desta sensação de euforia e energia. Enquanto resolvemos as questões urgentes, sentimo-nos embriagados. O torpor da urgência é tão instigante que, passada a urgência, somos impulsionados a fazer qualquer coisa urgente, só para nos mantermos em atividade. Tornou-se um símbolo de "status" em nossa sociedade estarmos sempre ocupados: se estamos sempre ocupados é porque somos importantes. Sem a escravidão do trabalho, não somos nada; chegamos a ficar constrangidos quando estamos ociosos. A síndrome da urgência nos justifica, nos populariza e nos dá prazer. Mas é também uma boa desculpa para não lidarmos com as VERDADEIRAS PRIORIDADES de nossas vidas. A síndrome da urgência é um comportamento autodestrutivo que preenche temporariamente o vazio criado por necessidades não-atendidas.
Grande parte das coisas importantes que contribuem para nossos objetivos globais e dão riqueza e sentido a vida em geral não nos pressiona, não nos influencia. Como não são "urgentes", somos nós que as influenciamos, e muitas vezes as protelamos para um futuro incerto ("quando tivermos tempo..."). A Matriz de Gerenciamento do Tempo é uma boa forma de visualizar a relacao entre urgente e importante, em quatro quadrantes:
- 1) Urgente e Importante: crise, problemas urgentes, projetos com prazos definidos. É o quadrante do Inevitável.
2) Não-Urgente e Importante: preparação, prevenção, definição de valores, planejamento, "empowerment". A falta de planejamento adequado leva tarefas do segundo para o primeiro quadrante. É o quadrante da Qualidade.3) Urgente e Não-Importante: interrupções, urgências suscitadas por outras pessoas, algumas ligações telefônicas, reuniões e relatórios, parte da correspondência. É o quadrante da Decepção.4) Não-Urgente e Não-Importante: trabalhos e correspondência sem importância, tarefas secundárias que consomem tempo em demasia, algumas reuniões. É o quadrante do Desperdício.
Lidamos em nossas vidas com urgência e importância. Em nossas decisões cotidianas, um desses fatores tende a ser predominante. Começamos a enfrentar problemas quando passamos a dar prioridade ao paradigma da urgência em detrimento do paradigma da importância.
Quando operamos a partir do paradigma da importância, vivemos nos primeiro e segundo quadrantes. Saímos dos terceiro e quarto quadrantes, e, como dedicamos mais tempo a preparação, a prevenção, ao planejamento e ao "empowerment", passamos menos tempo apagando os incêndios do primeiro quadrante. É como a diferença entre a medicina preventiva e a medicina terapeutica.
Fizemos uma analogia entre o RELÓGIO e o paradigma da urgência (eficiência), e entre a BÚSSOLA e o paradigma da importância (eficácia). Classificamos nossas atividades na Matriz de Gerenciamento do Tempo (Urgente x Importante), e elegemos o Segundo Quadrante como o quadrante da Qualidade. Agora queremos saber como identificar as verdadeiras prioridades e dar-lhes o devido destaque em nossas vidas.
A lacuna entre a bússola e o relógio cria uma dor aguda, as pessoas sentem que estão desperdicando algo precioso, seu tempo de vida. Como a dependência química, a síndrome da urgência é um lenitivo passageiro usado em excesso. E uma satisfação superficial que logo se evapora. E a dor permanece.
Trabalhar com mais velocidade, como recomendam os métodos tradicionais de gerenciamento do tempo, não combate as causas crônicas da lacuna entre a bússola e o relógio. Fazer as coisas não-importantes com mais velocidade não resolve o problema de não se colocar as coisas mais importantes em primeiro lugar.
AS QUATRO NECESSIDADES HUMANAS. Há certas coisas que são fundamentais a satisfação humana. Se essas necessidades básicas não forem atendidas, vamos nos sentir vazios e incompletos:
1) Física: saude e bem-estar economico;
2) Social: relacionar-se e pertencer;
3) Mental: aprender continuamente;
4) Espiritual: deixar um legado.
A SINERGIA entre as quatro necessidades nos garante o equilíbrio interior. A dimensão espiritual da vida é que dá o sentido de propósito ao conjunto. A necessidade espiritual de deixar um legado transforma as outras três necessidades em capacidades de contribuição. Assim, é a dimensão espiritual que indica para onde a bússola aponta.
OS PRINCÍPIOS. Tão importante quanto as necessidades a serem satisfeitas é a forma com que procuramos atendê-las. Nossa habilidade para criar qualidade de vida depende do grau em que nossas vidas se encontram alinhadas com realidades "extrinsecas" quando tentamos satisfazer necessidades humanas. Essas realidades são os "princípios" (leis naturais), que estão além dos valores pessoais "intrínsecos" (leis sociais).
Um desses princípios é a LEI DA FAZENDA: "para colher e necessário semear e cultivar". Não existem atalhos...
MISSÃO. Se nossa visão de nós mesmos for condicionada pelo espelho social, não manteremos contato com nosso eu mais profundo, com nossas próprias particularidades e com nossa capacidade de contribuir. Passamos a viver a partir do roteiro que os outros escreveram para nós - família, sócios, amigos, inimigos, a mídia. Portanto, o ponto de partida para viver orientado pela BÚSSOLA é identificar o "norte verdadeiro", a direção que desejamos imprimir a nossa vida. A isto denomina-se MISSÃO.
A identificação da própria missão tem uma profunda influência sobre a maneira como usamos o nosso tempo. Quando falamos sobre o gerenciamento do tempo, parece ridículo nos preocuparmos com velocidade antes de direção, em economizar minutos quando podemos estar desperdiçando anos. A missão conduz todas as outras coisas em nossa vida. Ela nos estimula a dar a contribuição que apenas nos podemos fazer. Ela nos habilita a colocar as prioridades no devido lugar, a bússola antes do relógio.
Já vimos que para gerenciar o tempo pelo paradigma da importância é necessário identificar a MISSÃO pessoal. Ela indica para onde a bússola aponta. Vimos, portanto, como identificar nossas verdadeiras prioridades. Vimos também que existem quatro necessidades humanas que tem de ser satisfeitas de forma sinérgica com base em PRINCÍPIOS (leis naturais). Os princípios são extrinsecos e universais, os valores sao intrínsecos e individuais (leis sociais). Não existem atalhos: no embate entre princípios e valores, os primeiros vencem.
Veremos agora como colocar as prioridades em primeiro lugar. As coisas não acontecem automaticamente, é necessário trabalho constante: "onde não há jardineiros, não há jardim".
PERSPECTIVA SEMANAL. A maioria das ferramentas de planejamento nos orienta a utilizar uma planilha diária para a programação de nossos compromissos. O planejamento diário oferece-nos uma visão limitada, induzindo-nos a priorizar a urgência.
O planejamento deve ser semanal. A semana oferece um contexto mais amplo do que vamos fazer, nossas atividades começam a assumir dimensões mais apropriadas. Torna-se possível priorizar o importante.
O seguinte processo, em seis etapas, nos orientam para a Organização no Segundo Quadrante:
1. CONECTE-SE A SUA MISSÃO: ao fazer o planejamento semanal, todas as atividades programadas devem contribuir para a missão pessoal. Este alinhamento com a missão no momento da decisão é o que garante a priorização do que é importante.
2. IDENTIFIQUE SEUS PAPÉIS: nossa vida é dividida em muitos papéis: marido, esposa, pai, mãe, irmão, professor, líder comunitário, estudante, técnico, gerente etc. Grande parte de nosso sofrimento tem como origem a percepcao de que o sucesso que obtemos em um papel é alcançado as custas de outros papéis, que talvez sejam mais importantes do que aquele a que estamos dando prioridade: excelente técnico, mas mau gerente; líder carismaáico, mas péssimo pai.
Um claro conjunto de papéis oferece uma estrutura natural para criar ordem e equilíbrio. Não basta dedicar um tempo a cada um deles, é preciso fazer com que eles trabalhem juntos para a realização de sua missão. Estudos demonstram que as pessoas tem dificuldade em gerenciar mentalmente mais de sete categorias. Aconselha-se, portanto, consolidar alguns papéis que tenham grande interface visando não ter mais de sete papéis.
A identificação de papeis amplia o sentido de qualidade de vida: a vida não está restrita a um emprego, a uma família ou a um relacionamento em particular. É tudo isso junto.
Existe um papel de fundamental importância que se relaciona com a manutenção das quatro necessidades básicas: física, social, mental e espiritual. Covey chama a isto de "afinação do instrumento": o momento em que o violonista para de tocar e ajusta a tensão das cordas; o momento em que o lenhador interrompe o abate de árvores para afiar o machado. Se descuidarmos de dar atenção adequada as necessidades básicas, nosso desempenho nos demais papéis poderá ser prejudicado.
3. SELECIONE AS METAS EM CADA PAPEL: responda a seguinte pergunta: "quais as coisas mais importantes que poderia fazer em cada papel, esta semana, a fim de ter o maior impacto positivo ?" Selecionando-se as duas metas mais importantes para cada papel você terá um conjunto de prioridades do Segundo Quadrante para a próxima semana.
4. CRIE UMA ESTRUTURA DE TOMADA DE DECISÕES: temos sempre mais demandas do que tempo disponivel. Assemelha-se a situação da pessoa que tem um recipiente vazio, e pedras e areia para acomodar dentro dele. Se iniciar pela areia e depois colocar as pedras, sobram pedras. Se iniciar pelas pedras e depois colocar a areia, esta preenche os vazios, acomodando as pedras e, possivelmente, toda a areia. As pedras são as coisas importantes, suas metas para a semana. A areia representa as urgências.
A chave está em não dar prioridade a agenda, mas em agendar as prioridades. Para colocar as prioridades de sua vida no devido lugar, é de fundamental importância agendar as metas. Se não começamos a programação de nossa semana pelas atividades do segundo quadrante, o frenético fluxo de atividades dos primeiro e terceiro quadrantes (urgências) roubara todo o tempo de nossa agenda. Se você estiver a procura de tempo para investir no segundo quadrante, devera procurá-lo no terceiro quadrante.
Mantenha a flexibilidade. Ignorar o imponderável é viver sem oportunidades. O objetivo da organização do segundo quadrante não é enjaular a agenda. É criar a "estrutura" em que as decisões de qualidade, baseadas na importância, podem ser feitas momento a momento.
5. EXERCITE A INTEGRIDADE NO MOMENTO DA ESCOLHA: depois de definir as metas do segundo quadrande para a semana, a tarefa diária sera manter as prioridades no devido lugar durante o vendaval de oportunidades e desafios imprevistos diários. Exercitar a integridade significa aplicar a Missão no momento da escolha, seja para executar o plano inicial, seja para efetuar mudancas consistentes.
6. AVALIAÇÂO: o processo do Segundo Quadrante estaria incompleto se a experiencia de uma semana nao servisse como base para aumentar a eficácia da semana seguinte, fechando o ciclo. Antes de organizar a próxima semana, faça-se as seguintes perguntas: quais as metas que atingi ? Deparei com quais desafios ? Que decisões tomei ? Ao tomar as decisões consegui manter as prioridades em primeiro lugar ?
O Processo de Organização do Segundo Quadrante reforça o paradigma da importância. O maior valor do processo não esta no que ele faz pela sua agenda, mas pelo que faz em sua cabeça. Quando você começa a pensar mais em termos de importância, começa a ver o tempo de um modo diferente. Você se torna energizado para colocar as prioridades no devido lugar de uma forma significativa.
Espero ter contribuido para reduzir os "incendios" e melhorar nossa qualidade de vida no trabalho. Faca bom proveito.As ideias expostas a seguir devem-se a leitura do livro First Things First de Stephen R. Covey, Ed. Campus, 1994.
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